Creación de un Proceso de Onboarding

3 etapas para crear efectivamente tu Onboarding en plataforma:

1. Mantenedor de Mails.
2. Crear Onboarding.
3. Crear o asignar encuesta para colaborador y/o jefe.
4. Carga de usuarios manual o automatizada.

Mantenedor de Emails del Onboarding

👉🏻 Antes de crear un proceso de onboarding, es importante configurar los correos automáticos que la plataforma enviará en cada etapa.

1. Para esto, debes ingresar a Capacitaciones > Onboarding > Mantenedor de Emails, donde podrás editar el asunto y el cuerpo de cada notificación asociada al proceso.
2. El Mantenedor de Emails incluye distintos correos que se disparan según la acción realizada, tales como:
   • **Bienvenida a nuevos colaboradores, **tanto para el colaborador como para su jefe.
   • Aviso de progreso completado (100%), tanto para el colaborador como para su jefe.
   • Recordatorios por plazo próximo a vencer, tanto para el colaborador como para el jefe.
   • Selecciona en el icono de lápiz para editar el asunto y cuerpo del correo.
   • Desde este módulo podrás personalizar cada mensaje con el tono y contenido que necesites para tu organización. Configurar estos correos antes de crear el proceso garantiza que todas las comunicaciones del onboarding se envíen correctamente desde el primer día.
   • **Variables disponibles: **Indicaciones: para incluir variables en el texto del email, deben identificarse escritas entre doble llave ({{$nombre variable}}).

Revisión previa

Antes de crear un proceso de onboarding, asegúrate de revisar:

• Cursos y documentos con contenidos para asignarlos como hitos en el onboarding.
• Áreas, cargos y usuarios previamente cargados en la plataforma.

📍 Ruta general: Capacitaciones > Onboarding > Crear

1 Crear un Proceso de Onboarding

Ruta: Capacitaciones > Onboarding > Crear

Esta herramienta permite construir un proceso completo de inducción para nuevos colaboradores, combinando cursos, reuniones, pasantías, documentos y encuestas.

Pasos para crear un proceso de onboarding

1. Definir el nombre del onboarding

Asigna un nombre único y representativo.Ejemplos:

• Onboarding Colaboradores Nuevos 2025
• Inducción Operaciones – Primer Mes

💡 Este nombre se usará en reportes y en la experiencia del usuario.

2. Configurar duración (días del onboarding)

Define la cantidad total de días que durará el proceso.Esto determina los plazos para completar hitos y visualizar reportes de avance.

3. Seleccionar modalidad: Automatizado o Manual

La plataforma permite automatizar el onboarding según cargos o áreas, o bien agregar usuarios manualmente al final.

Opciones disponibles:

• **Sí, automatizar por cargos/áreas:**Selecciona uno o más cargos o áreas.- Cada vez que un colaborador se integre a ese cargo o área, será inscrito automáticamente en el onboarding.
• **No, agregar manualmente:**Si eliges esta opción, la carga de usuarios se realiza al finalizar la configuración:
  • Carga individual
  • Carga masiva por archivo excel

4. Crear los hitos del onboarding

Los hitos definen la experiencia completa del nuevo colaborador.Dentro del proceso puedes agregar distintos tipos de hitos:

Checklist previo al inicio del proceso

• El onboarding permite configurar un checklist previo: que debe ser completado por la jefatura antes de iniciar el proceso.
• Este checklist incluye acciones operativas esenciales, como crear el correo corporativo, dar de alta al colaborador en la plataforma, entregar insumos o gestionar accesos internos.
• La jefatura debe revisar, marcar como completado y, si corresponde, agregar observaciones a cada elemento.
• Una vez finalizado este checklist, el sistema habilita el inicio del onboarding y la liberación de los hitos configurados.

Hitos del Onboarding

• En tu proceso de onboarding encontrarás tres hitos base listos para configurar: Inducción General, Inducción al Cargo y Normativa.
• Cada uno de ellos puede ajustarse según las necesidades de tu organización.
• Además, si requieres ampliar la ruta de inducción, puedes Agregar un Nuevo Hito Manualmente, selecciona en + Agregar Hito.
• Solo debes definir su nombre, escribir una breve descripción y seleccionar un ícono que lo identifique visualmente.

Así podrás personalizar aún más la experiencia de onboarding y adaptarla a tu operación. 😁

Editar Acciones:

• Para configurar cada Hito del Onboarding como Inducción General, Inducción al Cargo, Normativa u otro Hito que tu quieras agregar.

📍Ruta:** Paso 4: Administrar Hitos > Cuatro Puntitos > Editar Acciones**

• Debes entrar al hito y dirigirte al ícono de cuatro puntos ubicado en la esquina superior derecha.
• Al seleccionarlo, verás la opción Editar Acciones, que es donde realmente ocurre la magia. Desde allí podrás agregar cursos, reuniones, pasantías o documentos y dejar cada hito listo para formar parte del proceso de onboarding.

Tipos de hitos disponibles:

• **Capacitación: **Asignación de cursos obligatorios o introductorios que el colaborador debe completar.
• **Documentos (biblioteca): **Adjunta documentos como manuales, reglamentos o políticas internas desde la Biblioteca de Contenidos.
• **Reuniones: **Agenda reuniones claves con un responsable (por ejemplo, jefatura, RR.HH., TI).
• **Pasantías: **Permite crear actividades donde el usuario debe acompañar o observar a otra área o colaborador.
• Dimensiones: La dimensión determina qué tipo de experiencia o tarea se incluirá en ese hito y cómo debe completarse dentro del proceso de inducción.

📌Puedes agregar todos los hitos que necesites para estructurar el onboarding.

Cómo agregar un Hito de Capacitación al Onboarding

👉🏻 Para incluir un hito de capacitación dentro de tu proceso de onboarding, sigue estos pasos:

1. Selecciona la acción de "Capacitación" Dentro del panel de configuración, elige el tipo de hito Capacitación para comenzar a agregar un curso.
2. Elige si crear o seleccionar un curso existente
   • Si el curso no existe: podrás crear directamente un programa y curso nuevo desde la misma pantalla. Solo completa los datos solicitados, guarda y el curso quedará disponible para asignarlo, recuerda que el curso debe estar "Visible para miembros de la institución" y en visibilidad "NO".
   • Si el curso ya está creado: simplemente selecciona el programa y luego el curso desde las listas desplegables.
3. Guarda los cambios Una vez configurado, selecciona Guardar para incorporar el hito de capacitación al onboarding.

Cómo agregar un hito de Documentos de Biblioteca al Onboarding:

👉🏻 Para incluir un documento dentro de un hito del onboarding, sigue estos pasos:

1. **Selecciona Documentos: **Esta opción te permite adjuntar manuales, reglamentos, políticas u otros archivos previamente cargados en la Biblioteca de Contenidos.
2. Si no tienes el documento creado, debes seleccionar en "** Si no encuentras un documento debes ir a cargarlo". **

Biblioteca > Crea una Categoría

Asigna un nombre > Visibilidad de la categoría: NO > Guardar

📋A continuación haz clic en Subir Contenido

• Define un nombre para el elemento
• Sube una imagen de referencia
• Selecciona el tipo de archivo (PDF, video, scorm o enlaces)
• Desea que el elemento sea visible: SI

1. Una vez guardado el documento, haz clic en Volver a mi Onboarding para regresar al proceso.
2. Ahora podrás seleccionar el nuevo documento desde la lista disponible y finalmente elegir Guardar para incorporarlo al hito.
3. Elige el documento a asignar Se desplegará la lista de documentos disponibles en la biblioteca. Selecciona el documento que deseas incluir como parte del hito.
4. Guarda la configuración Selecciona Guardar para que el documento quede incorporado como hito dentro del proceso de onboarding.

Cómo configurar hitos de Reuniones y Pasantías en el Onboarding:

👉🏻 Hitos de Reuniones y Pasantías

Permiten coordinar instancias clave entre el nuevo colaborador y distintas áreas de la organización.

• Para configurarlos, ingresa al hito correspondiente, haz clic en el ícono de cuatro puntos y selecciona Editar acciones.
• Selecciona la acción de Reunión o Pasantía.
• Luego, define con qué área debe reunirse o realizar la pasantía el colaborador, junto con el objetivo de esa actividad (por ejemplo, inducción del área, revisión de herramientas, acompañamiento operativo).
• Cuando la jefatura acceda a la plataforma, podrá ver estas actividades preconfiguradas y seleccionar qué persona específica del área indicada será el responsable de la reunión o la pasantía.
• De esta forma, cada actividad queda personalizada y alineada a la operación de cada equipo.
• Selecciona en Guardar o Agrega otra Acción de Reunión o Pasantía.

Cómo configurar un hito de Pasantía en el Onboarding

👉🏻 Para crear una pasantía dentro del proceso de onboarding:

• **ingresa al hito correspondiente o crea un nuevo hito, **haz clic en el ícono de cuatro puntos y selecciona Editar acciones.
• Selecciona en Pasantía
• Luego, define el nombre de la Pasantía, su objetivo y el área en la que el nuevo colaborador realizará la actividad.
• Una vez configurado, la jefatura deberá ingresar a la plataforma para seleccionar a la persona específica del área indicada que acompañará al nuevo colaborador durante la pasantía.
• Esto permite personalizar la experiencia y asegurar que el colaborador reciba acompañamiento directo de un referente del área.
• Recuerda Guardar los cambios.

Cómo agregar un Hito de Dimensión al Onboarding

La Dimensión es un hito estratégico dentro del onboarding que define ámbitos de desarrollo (competencias, habilidades o áreas de foco) que el nuevo colaborador debe trabajar. A diferencia de hitos operativos (Documentos, Reunión, Pasantía, Capacitación), la Dimensión entrega contexto, expectativas y criterios de seguimiento del rol.

Cómo interactúa la jefatura con la Dimensión

• La jefatura ve la dimensión en la ruta del onboarding, puede revisar la descripción y los criterios, y marcarla como revisada o completada según el progreso del colaborador.

Pasos para crear el hito Dimensión

1. Selecciona el lugar o posición del hito (puedes usar un hito existente o agregar uno nuevo).
2. Haz clic en el ícono de cuatro puntos en la esquina superior derecha del módulo del hito y elige Editar acciones.
3. En las opciones de tipo/dimensión, selecciona “Dimensión” como tipo de hito.

👉🏻 Importante: Estos ítems sólo estarán disponibles para ser evaluados por la jefatura.

1. Define el nombre de la dimensión (ej.: Comunicación con clientes, Manejo de herramientas internas ).
2. Escribe una breve descripción que explique el propósito y los resultados esperados.
3. Especifica los criterios/elementos a trabajar (p. ej. competencias a desarrollar, comportamientos esperados, criterios de éxito).
4. Revisa y selecciona Guardar para incorporar la dimensión al flujo del onboarding.

• Selecciona en Siguiente.

5. Configurar encuesta del onboarding

Antes de lanzar el proceso, define quién deberá responder la encuesta final:

• Colaborador
• Jefatura
• Ambos

Esta encuesta permite evaluar la experiencia del onboarding y recopilar retroalimentación para mejorar.

Cómo configurar la encuesta de onboarding (Colaborador / Jefatura)

Si la encuesta del colaborador o jefatura no está creada:

1. Selecciona en **Con encuesta para el colaborador: SI **
   • Lo mismo aplica para la encuesta de la jefatura
2. Luego en **Encuesta al colaborador **haz clic en Si no encuentras la encuesta, debes ir a configurarla.
3. Crear encuesta y asigna un nombre identificable (ej.: “Encuesta Onboarding — Colaborador”).
4. Define el nombre de la encuesta y crea la pregunta.
5. Crea la pregunta y define el tipo de pregunta:
   • Abierta (respuesta libre).
6. Selección por escala (ej.: escala 1–2, 1–3, 1–5, 1–10 — elige la que mejor se ajuste).
7. Repite Crear pregunta para añadir más ítems según necesites. Se recomienda mantener la encuesta breve (5–10 preguntas) para mejorar la tasa de respuesta.
8. Revisa y Guarda la encuesta.
9. Selecciona en Vuelve al proceso de Onboarding
10. Desde la pantalla de selección de encuestas, elige la encuesta recién creada para Colaborador, Jefatura o Ambos, según corresponda.

👉🏻 Para crear la encuesta para el jefe debes seguir el mismo flujo:

1. Haz clic en Con encuesta para el jefe: SI
2. Selecciona en Si no encuentras la encuesta, debes ir a configurarla.
3. Crea una nueva encuesta y asigna un nombre identificable (ej.: “Encuesta Onboarding — Jefatura”).
4. Selecciona Crear pregunta para agregar la primera pregunta.
5. Define el tipo de pregunta:

• Abierta (respuesta libre).
• Selección por escala (ej.: escala 1–2, 1–3, 1–5, 1–10 — elige la que mejor se ajuste).
• Repite Crear pregunta para añadir más ítems según necesites. Se recomienda mantener la encuesta breve (5–10 preguntas) para mejorar la tasa de respuesta.
• Revisa y Guarda la encuesta.
• Vuelve al proceso de Onboarding.
• Desde la pantalla de selección de encuestas, elige la encuesta recién creada para Colaborador, Jefatura o Ambos, según corresponda.

Si la encuesta ya está creada

1. Selecciona la(s) encuesta(s) existentes para Colaborador, Jefatura o ambas.
2. Guarda los cambios para asociar la(s) encuesta(s) al proceso.
3. Recuerda Finalizar configuración para lanzar el proceso de Onboarding.

Finalizar y Lanzar el Proceso

Una vez completados los cinco pasos:

1. Revisa el resumen del proceso.
2. Confirma la información ingresada.
3. Si tu proceso no es automatizado, carga los usuarios de manera individual o masiva.
4. Selecciona Finalizar y lanzar.

La plataforma activará el onboarding, inscribirá a los usuarios correspondientes y comenzará a medir hitos y avances.

Agregar usuarios manualmente al proceso de Onboarding

• Una vez creado el proceso de onboarding, en el caso que hayas seleccionado la asignación manual para la carga de usuarios.
• Selecciona en el siguiente icono para incorporar usuarios al Onboarding.
• Debes incorporarlos de manera manual a través de dos métodos:

1 Agregar Personas

Selección en pantalla:

• **Puedes buscar y agregar usuarios utilizando los filtros disponibles: nombre y apellido, área o cargo. **
• Solo debes seleccionarlos en la lista visible y confirmar su incorporación al proceso.
• Selecciona en Guardar para incorporarlos al Onboarding.

2 Subir nómina de personas (mediante plantilla)

👉🏻 Descarga la plantilla y súbela a la plataforma

• Si necesitas agregar varios usuarios a la vez, puedes descargar la plantilla de carga.
• Descarga el archivo y completa los datos requeridos (como Rut y Nombre de Usuario).
• En la segunda pestaña del archivo en **Usuarios disponibles **visualizarás a los usuarios disponibles en la plataforma.
• Luego sube el archivo a la plataforma.
• La plataforma procesará el documento y añadirá automáticamente a todos los usuarios incluidos.

Consideraciones importantes

✔ Puedes editar un proceso ya creado siempre que no haya usuarios en progreso.✔ Los hitos creados no afectan cursos originales; solo los asignan.✔ Los procesos automatizados activan el onboarding cada vez que se carga un usuario con el cargo o área definida.✔ Si agregas usuarios manualmente, asegúrate de que estén correctamente cargados y activos en la plataforma.✔ La encuesta y contenidos del curso pueden ser modificados después de iniciar el proceso, pero solo se aplica a usuarios nuevos que ingresen al proceso.

✅ ¡Listo!

Ahora puedes:

• Crear procesos de onboarding completos y automatizados.
• Configurar hitos con cursos, reuniones, pasantías y documentos.
• Lanzar onboards para colaboradores nuevos o reingresos.
• Recoger retroalimentación con encuestas para colaboradores y jefaturas.