Pasos clave del proceso
1. Actualización de Dotación. Y carga de Áreas, Cargos y Jefaturas
Antes de crear el proceso, verifica que: esté actualizada la dotación, áreas, cargos y jefaturas.
- Los colaboradores deben tener:
- Área
- Cargo
- Fecha de contratación (opcional)
- Jefaturas
2. Carga las Dimensiones y Reactivos
Al crear el proceso debes cargar obligatoriamente:
- Dimensiones Ejemplo: Liderazgo, Comunicación, Ambiente laboral.
- Reactivos (preguntas) Cada dimensión debe contener sus preguntas asociadas.
- Reactores de escala (respuestas) Define los valores que utilizarán los reactivos (ej. 1 a 5, 1 a 7).
Además, debes definir:
- Fechas de inicio y término.
- Regla de anonimato (mínimo de respuestas por área se recomienda 3 personas).
- Áreas o grupos participantes.
Guarda y valida el resumen del proceso.
3. Configuración de correos automáticos (Mantenedor de correos)
Antes de iniciar el proceso, puedes editar el contenido de los correos asociados al Clima desde el mantenedor de correos.
Correos disponibles para edición:
- Correo de bienvenida al Clima (invitación inicial).
- Correo de recordatorio (a todos los usuarios o sólo a los pendientes).
- Correo de prórroga (extensión de plazo).
En cada correo puedes:
- Modificar el cuerpo del mensaje.
- Ajustar el tono y contenido informativo.
- Mantener el acceso directo a la encuesta.
El asunto y las variables dinámicas deben mantenerse según la configuración estándar de la plataforma.
4. Inicio y seguimiento de la Encuesta de Clima
- Inicia el proceso para enviar correos de invitación.
- Revisa el avance en la pestaña Resumen.
- Reenvía encuestas a todos o sólo a los pendientes si es necesario.
- Extiende la fecha de cierre si la participación es baja.
5. Cierre y resultados
- Selecciona Calcular resultados.
- El proceso se cierra definitivamente.
- Visualiza resultados por organización, áreas y dimensiones.
- Exporta resultados en Excel si lo necesitas.
Resultado esperado
Proceso de Clima creado, gestionado y reportado correctamente.