Bienvenido Administrador: Descubre cómo Crear tus procesos de Onboarding

Aprende a crear y configurar un proceso Onboarding

• Bienvenido a Onboarding: El onboarding es la incorporación en el proceso de integrar a un nuevo colaborador en una organización, familiarizándose con la cultura, las políticas, los procedimientos y su función específica dentro de la empresa. Para acceder al submódulo de onboarding, dirígete al Menú de Lateral, en Capacitaciones, selecciona en Onboarding y en Crear.

• Paso 1 Crea Onboarding: El objetivo es hacer que la transición del colaborador al nuevo rol sea lo más fluida y efectiva posible. La incorporación es crucial para preparar el escenario para el éxito de un nuevo colaborador dentro de la organización. Aquí tienes una guía básica de los pasos para crear un proceso de onboarding efectivo. Selecciona en Crear Onboarding, esto te tomará de 10 a 15 minutos aproximadamente, sigue el paso a paso.

• Paso 2 Diseña un plan de onboarding: Ajusta el proceso de onboarding según las necesidades específicas del puesto y del nuevo empleado. Crea un proceso definiendo el nombre y cuántos días durará dicho proceso y selecciona en siguiente. Es importante detallar todos los aspectos del proceso.

• Paso 3 Identifica quiénes serán los protagonistas y responsables: En esta sección puedes definir quienes serán los protagonistas del nuevo proceso onboarding, pueden ser los cargos como el supervisor o jefe del nuevo empleado, el departamento de recursos humanos, mentores designados, etc.

• Paso 3 Selecciona los cargos: El proceso de creación y ejecución de un onboarding en una plataforma de formación implica la participación de varios roles clave. Aquí tienes una lista de los cargos que suelen estar involucrados, junto con sus responsabilidades específicas y recuerda Guardar los cambios.

• Paso 3 Una vez seleccionados los cargos que serán parte del nuevo proceso onboarding, selecciona en Guardar y luego en Siguiente. Estos roles trabajan en conjunto para asegurar que el onboarding sea efectivo, eficiente y se alinee con los objetivos de la organización y las necesidades de los usuarios.

• Paso 4 Administra los hitos del proceso de Onboarding: Personaliza tu Proceso. Puedes descartar o agregar los hitos según tus necesidades y además. Es importante que selecciones en los tres puntitos y en Editar Acciones; como se señala a continuación, para agregar las acciones que aplicarás para cada hito. Define el orden en que quieres presentar los hitos a tu colaborador para su ejecución.

Crea y define las acciones para cada uno de los hitos en el proceso Onboarding

• Agrega acciones al proceso: Ahora es el momento de agregar acciones al hito que acabas de seleccionar, puedes elegir entre todas las opciones que te damos a continuación. Define hitos claros para el proceso de onboarding y establece mecanismos de seguimiento para evaluar el progreso del nuevo empleado. Esto puede incluir reuniones regulares de seguimiento, documentos, capacitación, pasantía, encuestas de satisfacción, etc. Recuerda agregar mínimo una acción por cada hito.

Accionables: Agrega una reunión

• Agrega una reunión como accionable al hito tratado: Agrega una reunión como un elemento accionable dentro del proceso de onboarding puede ser muy útil para asegurar una comunicación clara y una alineación temprana entre el nuevo empleado y su equipo. El objetivo es facilitar la integración del nuevo empleado con su equipo, presentar a los miembros del equipo y establecer conexiones iniciales, entre otros.

• Reunión: Habilita el check manual del jefe y será encargado de validar la correcta ejecución de la acción, eliminando así la validación del sistema automáticamente. En la sección de reunión con, debes seleccionar una alternativa del listado y agregar un objetivo, luego guarda para volver al listado de acciones por hito y guarda nuevamente.

• Agrega acciones para el segundo hito: Selecciona en los tres puntitos, como se señala en la imagen a continuación, luego en Editar Acciones para agregar las acciones que estimes conveniente, en esta oportunidad agregaremos un documento para facilitar leer las políticas y procedimientos importantes de la empresa, como políticas de seguridad de la información, políticas de privacidad, políticas de uso de dispositivos electrónicos, etc.

Accionables: Agrega Documentos

• Documentos: Esta herramienta proporciona al nuevo empleado acceso a documentación y recursos adicionales, así como apoyo continuo para ayudarlos a familiarizarse y sentirse cómodos con los procesos y herramientas. Esta documentación es una orientación para el colaborador sobre los procesos y herramientas, es fundamental para equipar al nuevo empleado con el conocimiento necesario para realizar su trabajo de manera efectiva dentro de la empresa.

• Selecciona una categoría: En el listado de las Categorías del documento, como políticas de recursos humanos, política de desarrollo profesional y capacitación. Estos son solo algunos ejemplos de documentos. La categorización específica dependerá de la estructura y las necesidades de la organización.

• Selecciona documentos: Para crear un documento estructurado que te ayude a administrar el proceso de onboarding, podemos dividir la información en secciones claras. Puedes seleccionar uno o más de un documento.

• Recuerda Guardar los cambios para continuar con el siguiente paso.

Accionables: Capacitación

• Agrega acciones para el tercer hito: Selecciona en los tres puntitos, como se señala en la imagen a continuación, luego en Editar Acciones, para agregar las acciones que estimes conveniente.

• Capacitación: Asigna programas y cursos de capacitación para el colaborador, esto puede ser una parte fundamental del proceso de onboarding para asegurar que los nuevos empleados adquieran las habilidades necesarias para tener éxito en su rol, tales como: orientación en la empresa, habilidades específicas del puesto, procesos y sistemas internos, etc. Recuerda Guardar los cambios.

• Si el curso o programa no existe, debes crearlo: Tienes algunos activables adicionales que podrías agregar. En esta oportunidad, puedes crear y configurar un nuevo curso, para ello debes definir el nombre del curso, el acceso y visibilidad, calificaciones y certificado de ser necesario. Puedes seguir agregando activables al hito, recuerda Guardar y avanzar al siguiente hito.

Accionables: Pasantías

• Pasantías: Al comienzo de la pasantía, se debe proporcionar una orientación detallada al pasante, como cualquier capacitación necesaria para desempeñar sus funciones de manera efectiva. Para acceder selecciona en el modal de Pasantías, define el nombre de la pasantía, objetivo y recuerda Guardar.

• Agregar nuevo hito: Aquí agregaremos un nuevo hito en el proceso de onboarding. Define el nombre del hito, descríbelo y selecciona un icono para el hito. Recuerda Guardar los cambios. De esta manera nos aseguramos de que el proceso de onboarding no solo sea efectivo en su lanzamiento inicial, sino que también mejor continuamente en respuesta a las necesidades.

• Elige una encuesta: Selecciona la encuesta que quieras ocupar para evaluar el onboarding. Si no encuentras la encuesta, debes crearla.

• Crea una encuesta para el proceso de onboarding: Crea una encuesta para el proceso de onboarding puede ayudar a identificar áreas de mejora y asegurar que los nuevos empleados o pasantes tengan una experiencia positiva y efectiva. Define el nombre de la encuesta, crea las preguntas y elige una escala de respuesta para el que el colaborador pueda seleccionar.

• Para agregar más preguntas, repite el proceso seleccionando en Crear Pregunta  y recuerda Guardar .

• Hemos guardado tu encuesta con éxito: Ahora que la encuesta está guardada, podemos avanzar con el proceso. Una vez finalizada la creación de tu encuesta, vuelve al onboarding seleccionando en el acceso directo, como se señala en la imagen a continuación.

Descubre cómo guardar, editar o eliminar un documento

• Guarda, edita o elimina un documento: Podrás cargar y compartir documentos de manera efectiva en el proceso de onboarding, facilitando una transición suave y eficiente para los nuevos empleados. A continuación, si deseas cambiar el nombre o eliminar un documento, selecciona los iconos cómo se señalan en la siguiente imagen.

• Previsualización de la encuesta: Esta estructura proporciona una vista previa clara y detallada de cómo se verá la encuesta una vez que se publique en la plataforma de capacitación. Recuerda adaptarla según las necesidades específicas de tu plataforma y los usuarios a los que esté dirigida. En la previsualización puedes apreciar todos los detalles que visualizará el colaborador en su pantalla. Título de la encuesta, preguntas y alternativas.

Último paso para finalizar la configuración del proceso onboarding

• Lanzar onboarding: Has dado un gran paso para garantizar que los miembros del equipo se puedan integrar de manera exitosa. Puedes ir a revisar tu proceso en la sección de administrar.

• Completa la configuración del proceso de onboarding: Al administrar cuidadosamente estos pasos, puedes garantizar una experiencia de onboarding positiva y productiva para los nuevos miembros del equipo. Selecciona en Ir a Administrar para ver el detalle del proceso onboarding.